Hóa đơn điện tử đang trở nên ngày càng phổ biến, tốc độ tăng trưởng của thị trường hóa đơn điện tử toàn cầu đạt mức 16,2% trong giai đoạn 2022-2027 và dự kiến sẽ đạt giá trị 15.5 tỷ USD vào năm 2027 theo dự báo của Market Data Forecast.
Hóa đơn điện tử là tài liệu điện tử được sử dụng trong giao dịch giữa người mua và người bán. Hệ thống hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí và giảm thiểu những sai sót do quy trình thủ công gây nên. Hiện nay hóa đơn điện tử đang được áp dụng tại nhiều nước trên thế giới và Chính phủ các nước đang từng bước áp dụng bắt buộc đối với nội dung này.
Động lực tăng trưởng của hóa đơn điện tử
Sự tăng trưởng của hóa đơn điện tử được thúc đẩy bởi sự thay đổi toàn cầu theo hướng số hóa và tự động hóa. Các doanh nghiệp hướng tới sử dụng những giải pháp điện tử để lập hóa đơn nhanh hơn, chính xác và tiết kiệm hơn. Nhiều chính phủ và cơ quan quản lý đang khuyến khích hoặc thậm chí yêu cầu các doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử để hạn chế trốn thuế, giảm gian lận và cải thiện tính minh bạch tài chính nói chung. Các quy định này đóng vai trò là chất xúc tác, buộc các doanh nghiệp áp dụng giải pháp hóa đơn điện tử.
Một động lực tăng trưởng khác đối với thị trường hóa đơn điện tử đó là sự tăng trưởng vượt bậc của ngành thương mại điện tử đã dẫn đến sự gia tăng đột biến các giao dịch được thực hiện trực tuyến. Sự gia tăng này đã dẫn đến khối lượng hóa đơn cần được tạo, gửi, nhận và xử lý cao hơn. Hóa đơn điện tử cung cấp giải pháp để xử lý hiệu quả khối lượng công việc gia tăng này. Hơn nữa, bối cảnh thương mại điện tử thường có sự tham gia của nhiều bên liên quan khác nhau, bao gồm người bán, người mua và người trung gian. Nền tảng hóa đơn điện tử cung cấp cấu trúc cần thiết để quản lý nhiều bên và các nhu cầu lập hóa đơn liên quan của họ một cách liền mạch. Các giao dịch thương mại điện tử thường diễn ra theo thời gian thực, đòi hỏi việc lập hoá đơn nhanh chóng như nhau. Hệ thống hóa đơn điện tử tạo điều kiện cho việc tạo và gửi hóa đơn ngay lập tức ngay khi giao dịch hoàn tất. Khả năng đáp ứng này nâng cao trải nghiệm của khách hàng và đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện kịp thời.
Hơn nữa, bối cảnh kinh doanh toàn cầu ngày càng mở rộng và thương mại xuyên biên giới đang thúc đẩy nhu cầu về các giải pháp hóa đơn điện tử. Đối với các công ty hoạt động xuyên biên giới, hóa đơn điện tử giúp họ thu hẹp khoảng cách địa lý, cho phép trao đổi hóa đơn liền mạch và theo thời gian thực giữa các đối tác quốc tế. Điều này tạo điều kiện cho các giao dịch tài chính nhanh hơn và hiệu quả hơn trong môi trường kinh doanh ngày càng được kết nối.
Cuối cùng, sự tiến bộ nhanh chóng trong công nghệ và sự chú trọng ngày càng tăng vào tự động hóa đang làm thay đổi căn bản thị trường hóa đơn điện tử. Các công nghệ tự động hóa như trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học đang được tích hợp vào nền tảng hóa đơn điện tử để hợp lý hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình lập hóa đơn. Những công nghệ này cho phép việc ứng dụng hóa đơn điện tử trở nên hiệu quả và chính xác hơn.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng cho việc sử dụng hóa đơn điện tử
Trước xu hướng phát triển mạnh mẽ hóa đơn điện tử, việc áp dụng hóa đơn điện tử là tất yếu đối với doanh nghiệp. Để áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ cần trang bị kiến thức về hóa đơn điện tử và tìm hiểu về các quy định liên quan đến việc lập, lưu trữ và sử dụng hóa đơn điện tử.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ cần sẵn sàng về cơ sở hạ tầng. Mỗi doanh nghiệp sẽ cần có hạ tầng công nghệ thông tin để lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử và phải có chữ ký số. Doanh nghiệp cần tìm hiểu và xác dịnh phần mềm hóa đơn điện tử (doanh nghiệp có thể xây dựng hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp)
Sau khi đã có hạ tầng phục vụ hóa đơn điện tử doanh nghiệp sẽ cần chọn mẫu hóa đơn, thông báo rộng rãi cho khách hàng về mẫu hóa đơn, cách thức gửi, nhận hóa đơn điện tử. Sau khi gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế trước khi lập hóa đoan, doanh nghiệp có thể bắt đầu lập và sử dụng hóa đơn điện tử trên hệ thống, phần mềm đã chọn.